Sistem Pengendalian Manajemen. Bab 1

RANGKUMAN

SISTEM PENGENDALIAN MENAJEMEN

BAB 1

ARTI SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

1.    Arti penting SPM bagi organisasi adalah digunakan untuk perencanaan strategi dan implementasinya serta membantu pemahaman dan kemampuan analitis yang berkaitan dengan perancangan suatu sistem yang bermanfaat untuk perancangan dan pengendalian organisasi. Jadi, titik fokus pada SPM adalah tentang implementasi strategi dan perancangannya. Adapun unsur-unsur yang ada dalam SPM adalah perencanaan strategi, pembuatan anggaran, alokasi sumber daya, pengukuran, evaluasi, penghargaan atas kinerja, alokasi pusat tanggung jawab, dan harga transfer.

2.    Konsep dasar SPM :

a.    Pengendalian. Pengendalian. Pengendalian dilakukan dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai. Juga memastikan bahwa sumber daya organisasi digunakan secara efektif dan efisien. Pengendalian mempunyai elemen-elemen, sbb

·   Detektor/sensor : yaitu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

·Asesor : yaitu perangkat yang menentukan/membandingkan antara peristiwa aktual dengan cara peristiwa diharapkan/standard dibandingkan dengan peristiwa yang seharusnya terjadi.

· Efektor : yaitu perangkat yang tindakannya merupakan respon atas asesor dengan bertindak sesuai kebutuhan yang diperlukan.

· Jaringan komunikasi : yaitu perangkat yang meneruskan informasi dari detektor ke asesor, lalu dari asesor ke efektor.

Contoh dari elemen pengendalian ini adalah termostat (alat pengukur suhu ruangan). Detektor dari termostat adalah termometer, asesor adalah program, efektor adalah pemancar suhu, jaringan komunikasi adalah kabel-kabel yang meneruskan aliran listrik. Contoh lain adalah kulkas. Detektor adalah termometer, asesor adalah program dari kulkas, efektor adalah alat untuk memutar suhu, jaringan komunikasi adalah kabel-kabel.

b.  Sistem. Sistem adalah suatu cara tertentu yang harus dilakukan supaya tujuan dapat tercapai. Sistem mempunyai sifat repetitif,  yaitu pengulangan, dimana semua kegiatan yang dilakukan ditandai dengan langkah-langkah yang berirama, terus-menerus, terkoordinasi dan selalu berulang. Contoh dari sistem adalah sistem ujian di STIE YKPN. Dimana jika akan melaksanakan ujian, misalnya para dosen harus rapat dulu untuk menentukan soal-soal yang akan diberikan, lalu peserta ujian akan mendapat kartu ujian untuk absensi, biasanya ujian berlangsung selama 90 menit, soal harus dikembalikan, dll dan secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama secara berulang.

c. Manajemen. Manajemen merupakan sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan. Umunya yang dimaksud dengan manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengkoordinasian, pengawasan dan kepemimpinan. Pada proses pengendalian manajemen, manajer pada seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi secara tepat.

3.   Definisi SPM menurut Anthony adalah sistem pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Sedangkan menurut Maciariello adalah seperangkat struktur organisasi yang saling berhubungan dengan memungkinkan pengolahan informasi untuk tujuan membantu para manajer dalam pengkoordinasian bagian-bagian dan pencapaian tujuan organisasi secara berkesinambungan. Dari kedua definisi tersebut, terlihat bahwa definisi Maciariello lebih lengkap karena menjelaskan sistem pengendalian dari awal dengan adanya pengendalian strategi dan pengendalian operasi. Maciariello mengagap pendapat mereka lebih sesuai dan mempunyai validitas tinggi.

4.      Lingkup pengendalian manajemen.

a.  Formulasi strategi, yaitu proses menetapkan tujuan, strategi, dan kebijakan yang harus dilakukan.

b.   Pengendalian manajemen, yaitu proses untuk mengimplementasikan strategi yang telah ditetapkan.

c. Pengendalian operasional, yaitu untuk meyakinkan bahwa setiap tugas dilakukan secara efisien dan efektif.

Contoh lingkup pengendalian yang saling berhubungan :

Formulasi strategi	Pengendalian Manajemen	Pengendalian Operasional
Melakukan bisnis baru	Membuat pabrik	Jadwal produksi
Mengubah struktur modal	Menerbitkan obligasi	Mengelola arus kas
Melakukan penjualan mail order	Menetapkan anggaran promosi	Menentukan sarana promosi

5. Efisien adalah rasio antara input dan output, input tertentu menghasilkan output maksimal / input minimal menghasilkan output tertentu / input 1 menghasilkan output tertentu / output 1 dari input tertentu. Dalam efisiensi, adanya penyebutan berupa angka yang mengindikasikan bahwa yang dihasilkan adalah lebih dari suatu input. Jika rasio semakin besar, berarti semakin efisien. Misalnya, jika produsen mie instan membeli 100 kg tepung mampu menghasilkan 300 kg mie instan.

6.  Efektif adalah perbandingan antara hasil dengan tujuan yang dicapai. Semakin dekat antara hasil dengan estimasi tujuannya, maka akan efektif. Misalnya, manajer produksi menetapkan anggaran dari biaya produksi adalah 100 juta. Ternyata, proses produksi yang sebenarnya membutuhkan dana sebesar 98 juta. Dari proses tersebut, manajer produksi berhasil melakukan efektivitas karena sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, yaitu proses produksi yang dianggarkan 100 juta tetapi yang terjadi 98 juta.

1.   Pengendalian manajemen. Proses pengendalian manajemen yaitu suatu proses di mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Pengendalian manajemen meliputi :

a.       Aktivitas pengendalian manajemen :

·     Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi

·     Mengkoordinasikan berbagai aktivitas dari bagian-bagian organisasi

·     Mengkomunikasikan informasi

·     Mengevaluasi informasi

·     Memutuskan tindakan yang seharusnya diambil

·     Mempengaruhi perilaku individu

b.   Keselarasan tujuan, yaitu proses pencapaian tujuan organisasi yang diperoleh dari usaha anggota organisasi untuk mencapai tujuan individu yang langsung membantu tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.

c.  Perangkat implementasi strategi, yaitu pengendalian manajemen karena dalam pengendalian manajemen segala aktivitas akan dipantau, dievaluasi, lalu akan diimplentasikan.

d. Struktur organisasi, diperlukan untuk sistem koordinasi supaya segala informasi dapat diperoleh dengan benar karena didalamnya mencakup peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab.

e. Manajemen sumber daya manusia, diperlukan untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan para anggota untuk melaksanakan strategi perusahaan.

f.   Pengukuran finansial dan nonfinansial. Pengukuran finansial menekankan pada hasil secara monter, misalnya pencapaian laba. Pengukuran nonfinansial menekankan pada hasil diluar moneter, misalnya tingkat kepuasan konsumen pada suatu produk, loyalitas konsumen, dll.

g. Alat untuk mengembangkan strategi baru, diperlukan supaya dalam strategi yang direncanakan dapat diimplementasi dengan mudah melalui berbagai proses yang terjadi dalam spm.

2. Dampak internet terhadap pengendalian manajemen yaitu dapat memberikan kontribusi dalam kebijakan perancangan operasional pengendalian manajemen dengan cara :

a.       Memahami arti penting persaingan dan tujuan untuk memotivasi individu

b.      Memahami berbagai tujuan anggota organisasi

c.       Mengembangkan tujuan unit bisnis, fungsi organisasi

d.      Komunikasi strategi

e.       Penetapan kunci keberhasilan

f.       Evaluasi kinerja

g.      Koordinasi untuk review kinerja

h.      Perancangan struktur reward

i.        Mempegaruhi individu untuk mengubah perilaku

Sumber : Dibuat berdasarkan rangkuman yang sudah didapat dari materi kuliah SPM di STIE YKPN. Merupakan salah satu penjelasan dari buku terjemahan dari Antony dan Govindarajan.

NB : Disarankan materi rangkuman ini tidak sebagai bahan utama. Diperlukan bacaan tambahan untuk keperluan presentasi dan ujian.