Sistem Pengendalian Manajemen. Bab 3.

RANGKUMAN

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

BAB 3

PERILAKU DALAM ORGANISASI

1.  Goal congruence adalah proses pencapaian tujuan organisasi yang diperoleh dari usaha anggota organisasi untuk mencapai tujuan individu yang langsung membantu tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan. Contoh, setiap manajer ketika berupaya menaikkan saham (baik yang diberi karena mendapat kompensasi maupun saham diperdagangkan) maka sekaligus akan menaikkan laba perusahaan.

2.     Faktor yang mempengaruhi goal congrunce adalah :

a.       Informal : tidak ketentuan terikat secara resmi

·  Eksternal, suatu perilaku etis yang diharapkan di masyarakat bahwa organisasi menjadi bagian didalamnya. Perilaku etis tersebut merujuk pada perilaku bahwa organisasi yang dibangun tidak mengganggu lingkungan sekitar. Misalnya, jika suatu perusahaan berlaku etis di masyarakat maka masyarakat akan menggemari perusahaan tersebut.

·      Internal, perilaku berdasarkan yang ada di dalam organisasi tersebut.

-     Kultur, sesuatu yang diyakini benar akan dibentuk. Dari kultur itulah dasar-dasar dalam organisasi akan tertanam kuat yang meliputi keyakinan bersama, nilai hidup, norma perilaku, dll. Contoh, manajer disiplin waktu supaya bekerja tepat waktu. Jika manajer tepat waktu maka akan ditiru oleh bawahan. Kemudian akan melaksanakan kegiatan produksi perusahaan secara tepat waktu juga.

-   Gaya kepemimpinan, perilaku yang diperankan pemimpin kepada bawahan dengan prinsip suatu kultur terlebih dahulu terbentuk. Hal tersebut dikarenakan gaya kepemimpinan juga akan mempengaruhi perilaku dalam organisasi. Suatu produksi yang efisien dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan. Pemimpin yang sering mengevaluasi produksi, review, dan membuat laporan berita dalam suatu proses produksi akan mendukung proses produksi berjalan lancar sehingga permintan akan kebutuhan konsumen dapat terpenuhi.

-       Organisasi informal, suatu organisasi diluar organisasi formal. Seperti halnya suatu hubungan kedekatan manajer produksi dan pemasaran. Mereka akan saling bergantung satu sama lain dikarenakan jika dalam riset pemasaran ternyata menemukan permintaan yang lebih banyak, maka manajer produksi harus memproduksi lebih banyak juga. Walaupun mungkin tidak terlapor dalam suatu agenda, namun tidak dapat dipungkiri bahwa kegiatan yang dijalani adalah untuk membuat perusahaan menjadi kondusif karena adanya pihak-pihak yang berelasi.

-  Persepsi dan komunikasi, suatu cara/jalur yang diambil untuk menetapkan tujuan yang harus dicapai berdasarkan asumsi/anggapan dan bagaimana cara tersebut dapat tersampaikan.  Hal tersebut merupakan langkah bahwa suatu tujuan harus melewati suatu persepsi dan komunikasi karena persepsi merupakan suatu dasar tujuan mengapa tujuan ditetapkan secara tertentu dan komunikasi adalah jalur yang harus dilalui supaya pesan dapat diterima dengan baik.

b.      Formal : mempunyai ketentuan terikat secara resmi

·   Peraturan dalam organisasi, seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan pengendalian atau pedoman kerja. Misalnya instruksi jabatan, instruksi pembagian kerja, instruksi produksi, dll. Peraturan juga disebut dengan pedoman karena anggota diizinkan bahkan diharapkan untuk tidak menyimpang dari aturan yang sudah ditetapkan.

· Manual, merupakan seperangkat aturan tulisan yang harus dipertimbangkan untuk dijadikan pedoman. Dalam manual, semuanya akan terinci bagaimana cara melakukannya sehingga  tujuan organisasi dapat tercapai.

·  Sistem keamanan, digunakan untuk menjamin informasi yang masuk dan keluar melalui sistem adalah akurat dan mencegah kecurangan.

· Sistem pengendalian operasional, suatu cara yang mejamin bahwa tugas-tugas operasional dijalankan secara efektif dan efisien.

3.      Proses pengendalian formal

a.   Detektor adalah pusat tanggung jawab karena dalam pusat tanggung jawab mencari apa yang sebenarnya terjadi berdasarkan peraturan dan informasi yang diperoleh.

b.  Asesor adalah anggaran karena anggaran yang dibuat akan dibandingkan atau dinilai berdasarkan kenyataan yang didapat, apakah melebihi anggaran atau justru kurang dari yang anggaran atau bisa juga disebut dengan penilaian terhadap anggaran yang sebenarnya terhadap anggaran standar

c.  Efektor adalah apakah kinerja memuaskan ? karena di tahap ini adalah penilaian terhadap dampak yang diakibatkan setelah dari proses asesor. Jika tidak memuaskan maka akan diperbaiki dan dikoreksi, jika memuaskan maka akan mendapat penghargaan.

d.  Komunikasi adalah umpan balik, karena hal tersebut merupakan proses mendapatkan keyakinan kembali bahwa proses yang dijalankan harus memuaskan dengan cara melakukan perbaikan dan koreksi terhadap apa yang dianggap kurang memuaskan.

4.      Tipe organisasi

a.  Organisasi fungsional yaitu organisasi yang tiap manajer bertanggungjawab atas fungsi bisnis yang terspesialisasi. Keunggulannya adalah efisiensi karena membantu tiap divisi bekerja sesuai dengan keahliannya. Kelemahannya adalah sulit menemukan efektivitas karena tiap manajer berkontribusi pada hasil akhir.

b.  Organisasi divisional yaitu bentuk organisasi yang lebih menekankan pada unit bisnis yang sedang dijalankan sehingga tidak secara keahlian. Dalam suatu perusahaan yang mempunyai organisasi divisional, jika mempunyai bentuk produk yang berbeda, maka akan mempunyai divisi yang berbeda pula. Misalnya, perusahaan CAP memproduksi barang  A dan B. Sehingga akan terbentuk divisi A dan B. Divisi tersebut mempunyai bentuk organisasi tersendiri yang masing-masing mempunyai manajer pemasaran dan manajer produksi sendiri. Keunggulan dari divisional adalah bisa sebagai tempat pelatihan kerja dan akan lebih dekat dengan pasar karena mempunyai manajer pemasaran sendiri. Sedangkan kelemahannya adalah adanya duplikasi pekerjaan antar divisi dan perselisihan antar divisi, misalnya dalam anggaran.

c.  Organisasi matrix adalah bentuk organisasi yang digunakan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dan merupakan bentuk yang paling dianggap sesuai. Mempunyai tanggung jawab ganda, yaitu divisi dan spesialisasi membuat bentuk ini mempunyai keunggulan efisiensi dan efektif karena mampu menyesuaikan dengan lingkungan.

5.      Permasalahan kontroler

a.  Kontroler adalah orang yang bertanggungjawab dalam merancang dan mengoperasikan SPM

b.      Tugas kontroler adalah :

·      Merancang dan mengoperasikan informasi dan pengendalian

·      Menyajikan laporan keuangan bagi pihak luar (untuk kerja sama)

·      Menyajikan, menganalisa, dan mengintepretasikan laporan kerja

·    Melakukan supervisi audit internal dan prosedur pengendalian akuntansi untuk meyakinkan laporan keuangan disajikan secara memadai

·     Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan profesional.

c.   Permasalahan kontroler unit bisnis adalah dengan melihat pada struktur organisasi  divisional. Mempunyai masalah sebagai berikut :

·    Adanya kemungkinan jika kontroler bekerja untuk manajer unit bisnis, maka akan memberikan laporan yang tidak obyektif terhadap kinerja unit bisnis mengenai anggaran

·    Jika kontroler unit bisnis bekerja untuk pusat, maka manajer unit bisnis akan menganggap sebagai mata-mata dari kantor pusat sehingga ruang gerak manajer unit bisnis akan dibatasi.  

Sumber : Dibuat berdasarkan rangkuman yang sudah didapat dari materi kuliah SPM di STIE YKPN. Merupakan salah satu penjelasan dari buku terjemahan dari Antony dan Govindarajan.

NB : Disarankan materi rangkuman ini tidak sebagai bahan utama. Diperlukan bacaan tambahan untuk keperluan presentasi dan ujian.