Sistem Pengendalian Manajemen. Bab 4

RANGKUMAN

SISTEM PENGENDALIAN MENAJEMEN

BAB 4

PUSAT PERTANGGUNGJAWABAN

1.  Pusat pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer untuk melakukan kegiatan mengolah input menjadi output. Unsur yang ada dalam pusat tanggung jawab adalah input, kegiatan, output, pimpinan yang mempertanggungjawabkan.

2.    Jenis pusat tanggung jawab beserta pengukuran kinerjanya merupakan hubungan antara input dan output.

a.   Pusat biaya teknik adalah salah satu pusat biaya yang input dapat diukur dengan satuan moneter sedangkan outputnya dengan satuan fisik. Pengukuran kinerjanya adalah efisiensi dan pengendaliannya adalah standar.  Input dapat juga diukur secara optimal karena termasuk juga efisiensi, yaitu input mampu menghasilkan output tertentu. Pusat biaya kebijakan ini dapat diukur secara tepat dan memadai yang oleh karena hal tersebut, pusat biaya kebijakan biasanya terdapat dalam proses manufaktur atau produksi. Jika selisih antara biaya yang dianggarkan/standar lebih besar dari biaya sesungguhnya, maka hal tersebut merupakan efisiensi.

b.   Pusat biaya kebijakan adalah pusat biaya yang input dan outputnya tidak dapat diukur secara pasti, baik fisik maupun moneter, sehingga tidak dapat diukur secara optimal. Hal tersebut dapat dikatakan bahwa untuk menentukan biaya kebijakan, input yang akan digunakan akan menghasilkan output berapa tidak akan diketahui. Pengukuran kinerjanya adalah efektivitas. Karena suatu biaya kebijakan tidak dapat diukur karena hanya suatu efektivitas, maka biaya yang dianggarkan/standar harus sama dengan biaya yang sesungguhnya. Pusat biaya kebijakan biasanya berkaitan dengan penelitian dan pengembangan.

c.   Pusat pendapatan adalah pusat tanggung jawab dimana input tidak dapat diukur tetapi output dapat diukur secara moneter. Oleh karena hal tersebut, maka tidak terdapat hubungan antara input dan output sehingga tidak bisa menetapkan harga jual. Biasanya terdapat pada unit pemasaran dan merupakan fungsi penelitian dan pengembangan.

d.   Pusat laba adalah pusat tanggung jawab yang mempunyai tanggung jawab atas laba yang dihasilkan dengan cara pengukuran terhadap pendapatan dan beban. Laba akan efisien jika jarak input dan output adalah besar atau dengan kata lain pendapatan lebih besar dari pada beban. Laba akan efektif jika laba mampu sesuai dengan yang ditetapkan/mencapai target. Dengan demikian, pengukuran laba adalah efisien dan efektivitas.

e.  Pusat investasi adalah pusat tanggung jawab yang mempunyai tanggung jawab atas laba yang dihubungkan dengan investasi. Pada pusat investasi merupakan perluasan dari semua pusat tanggung jawab. Pengukuran pada pusat investasi adalah laba dari suatu investasi yang digunakan.

3.  Dalam suatu pusat biaya kebijakan, pengendalian yang digunakan adalah anggaran. Anggaran yang akan digunakan disusun berdasarkan dua faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu tujuan apa yang diinginkan dan tujuan apa yang seharusnya dilakukan. Keduan hal tersebut merupakan suatu rencana. Dari suatu anggaran, terdapat perbedaan dengan biaya standard. Jika suatu anggaran, boleh direvisi karena ada suatu peristiwa diluar kendali karena dibuat berdasarkan rencana kegiatan yang akan dilakukan dan tidak boleh menyimpang terlalu jauh dari peristiwa sebenarnya. Sedangkan biaya standard adalah biaya yang berada dibawah kendali dan dasarnya adalah sudah ditetapkan/sudah ada ketentuan serta diukur melalui efisiensi.

4.      Pengendalian umum.

a.   Management by obyective (MBO) adalah proses formal untuk menetukan ukuran (sebut angka) tercapainya tujuan. Obyektif adalah ukuran. Misalnya, promosi dalam 1 bulan ditargetkan mampu menjual 100 unit motor, adanya training karyawan produksi diharapkan dapat memaksimalkan produksi dan meminimalisir produk rusak, jikalau masih terdapat produk rusak harus dapat dipastikan kurang dari 1%.

b.  Incremental budgeting  adalah menggunakan tingkat biaya sekarang/tahun berjalan misalnya dalam bulan tertentu dari pusat biaya kebijakan sebagai titik awalnya. Dengan kata lain, anggaran berdasarkan yang sudah pernah terjadi dengan sedikit perubahan disesuaikan yang dilihat dari awal terjadinya perubahan. Jumlah yang disesuaikan tersebut misalnya harus sesuai dengan tingkat inflasi, biaya, dll. Incremental budgeting merupakan alternatif penyelesaian jika MBO tidak mampu mengatasi masalah pengendalian dalam anggaran, kemudian akan direview oleh zero base review.

c.     Zero base review adalah suatu penilaian dari awal apakah suatu kegiatan telah tercapai atau belum. Hampir sama dengan inkremental, akan tetapi dalam zero base ini benar-benar dari nol, artinya misalnya tinjauan anggaran dari awal tahun. Hal ini juga untuk menyesuaikan perubahan yang terjadi jika inkremental tidak bisa mengatasi. Ditinjau dari nol karena memang apakah tedapat pembengkakan biaya, merencakankan apakah kegiatan yang akan dilakukan itu perlu, dan jika perlu apakah biaya yang direncanakan wajar, dll. Zero base ini tidak dilakukan tiap tahun karena membutuhkan biaya yang besar dan bisa menyebabkan tingkat stress yang besar.

d.   Variabilitas biaya adalah penggolongan biaya berdasarkan biaya teknis dan biaya kebijakan yang dihubungkan dengan anggaran. Biaya teknis merupakan variabilitas biaya yang didasarkan kegiatan yang direncanakan dan biaya kebijakan ditentukan berdasarkan pada periode anggaran.

e. Pengendalian keuangan anggaran adalah suatu pengendalian yang menekankan pada partisipasi anggota untuk perencanaan, mengenai kegiatan apa saja yang akan dilakukan.

f.   Pengukuran kinerja dengan anggaran, yaitu membandingkan pengukuran aktual dengan yang dianggarkan. Adanya suatu pengukuran efektivitas dalam anggaran, maka anggaran harus sama dengan aktual yang dapat disamakan dengan pusat biaya kebijakan.

5.  Pusat administrasi dan pendukung. Pusat administrasi terdiri dari manajemen perusahaan yang membantu produksi dan pemasaran dan pusat pendukung adalah unit yang menyediakan layanan dan penghasil informasi. Permasalahan pengendalian dalam pusat administrasi dan pendukung adalah adanya keterbatasan dalam mendukung berbagai kegiatan. Misalnya, membutuhkan komputer banyak, tenaga kerja yang banyak,  dll

6.  Pusat penelitian dan pengembangan. Merupakan suatu pusat untuk melakukan berbagai inovasi produk maupun program perusahaan. Masalah pengendalian dalam pusat penelitian dan pengembangan adalah suatu hasil tidak selalu atau kurang memuaskan terhadap penelitian dan pengembangan yang telah dilakukan. Dengan menggunakan biaya yang besar, bisa saja pengembangan yang dilakukan adalah rugi dan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan.

7.  Pusat pemasaran. Merupakan kelompok aktivitas yang berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan. Pemenuhan kebutuhan ini disebut dengan aktivitas pemenuhan pesanan atau pesanan logistik. Dalam aktivitas tersebut, terdapat masalah yang dihadapi dalam pengendalian, yaitu perusahaan melakukan kegiatan pemasaran untuk mencari konsumen dan menyerahkan produk ke konsumen. Mencari konsumen tersebut dengan menggunakan biaya kebijakan karena bagaimana supaya konsumen dapat tertarik dengan produk perusahaan. Misalnya dengan penjualan kredit. Menyerahkan produk ke konsumen menggunakan biaya teknik karena dalam penyerahan tersebut, misalnya harus menempuh perjalanan dengan bantuan biaya perjalanan, adanya pengemasan produk yang merupakan biaya pengemasan, sehingga bisa dikatakan biaya teknik tersebut biaya produksi yang yang harus digunakan.

Sumber : Dibuat berdasarkan rangkuman yang sudah didapat dari materi kuliah SPM di STIE YKPN. Merupakan salah satu penjelasan dari buku terjemahan dari Antony dan Govindarajan.

NB : Disarankan materi rangkuman ini tidak sebagai bahan utama. Diperlukan bacaan tambahan untuk keperluan presentasi dan ujian.